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    Project Dossiers

    Revenue reporting in international long-distance rail transport

    since January 2013

    Long-distance transport Rail transport Revenue reporting

    The initial situation

    Creation of a common data basis from different accounting systems of international transport companies

    Each international transport company usually sells tickets via its own sales system and generates national accounting data in a country-specific format. International billing between the European partner railways is carried out using billing data records in an agreed structure, the electronic UIC billing message.

    For the international cooperation between Deutsche Bahn (DB) and the Swiss Federal Railways (SBB), a common basis for looking at the different sales information of cross-border rail passenger transport was desired.

    An international revenue monitoring system as a planning and control instrument

    The concrete task

    Establishment of a revenue reporting system for international traffic between Germany and Switzerland

    Als Fundament eines gemeinsamen Planungs- und Steuerungsinstrumentariums, planten die DB AG und die SBB AG, ein Verfahren für eine gemeinsame Datengrundlage zu entwickeln. Ziel war es, die Verkaufsinformationen sowohl aus den nationalen Verkaufs- und Abrechnungssystemen der DB und den SBB, als auch die elektronischen UIC-Abrechnungen zwischen den Kooperationspartnern zusammenzuführen und somit eine einheitliche Datenbasis zu Marketing und Controlling-Zwecken zu erhalten. Aus der Zusammenführung der Fernverkehrsdaten beider Länder wird ein monatliches Reporting von Intraplan erstellt und an die beiden Partnerbahnen übergeben.

    Our solution

    Procedure for the consolidation of accounting data, selection and presentation of the desired information, creation of a monthly report

    Für die Erstellung einer gemeinsamen Datengrundlage für die DB und die SBB im grenzüberschreitenden Verkehr bestand die Notwendigkeit, die Daten aus den unterschiedlichen Verkaufs- und Abrechnungssystemen zusammenzuführen und aufzubereiten. Nachdem die benötigten Anforderungen abgestimmt waren, wurde gemeinsam nach Lösungen gesucht, um eine übereinstimmende Sichtweise auf die Verkaufs- und Abrechnungsinformationen herzustellen. Das Ergebnis ist ein abgestimmtes Verfahren, das bei Intraplan umgesetzt wurde und mit dem monatlich ein Erlösreporting für die Auftraggeber erstellt wird.

    Als Input erhält Intraplan die monatlichen Verkaufsdaten des Fernverkehrs der DB AG und der SBB AG aus deren Abrechnungssystemen für das eigene Territorium und die UIC-Abrechnung für das jeweilige Partnerland. Zunächst werden die Daten so verknüpft, dass ein Abrechnungsdatensatz für die gesamte Reise vorliegt, d. h. grenzüberschreitend für beide Länder und gegebenenfalls darüber hinaus in Drittländer. Anschließend können die verschiedenen Sichtweisen ausgewertet werden. Im Fokus stehen diverse Aspekte, wie zum einen die Auswertung nach Relationen und deren überfahrenen Grenzpunkte zwischen Deutschland und der Schweiz. Zum anderen soll nach Vertriebs- und Angebotsinformationen unterschieden werden. Für die Ermittlung der Erlöswerte je Territorium muss eine Währungsumrechnung in Euro und Schweizer Franken erfolgen. Die Erlöse und Leistungswerte werden zudem nach Fern- und Nahverkehrsnutzung gesplittet. Für eine monatliche Betriebsführung wurde ein weitestgehend automatisiertes und zeitnah zur Datenzulieferung ablaufendes Verfahren bei Intraplan entwickelt.

    Das Ergebnis ist ein monatliches Reporting mit den abgestimmten Informationen sowie den Erlös- und Leistungswerten in einer leicht lesbaren Struktur (CSV-Datei).

    Benefits of the results

    Reporting as a planning and control tool for two international partner railways

    Das monatliche Reporting fließt in ein gemeinsames Berichtswesen zwischen der DB AG und der SBB AG ein und dient den Kooperationspartnern als Planungs- und Steuerungsinstrumentarium.
    Das Verfahren ist fachlich stringent sowie transparent und für einen Wirtschaftsprüfer nachvollziehbar gestaltet.

    Project data and contact persons

    Title
    Common data basis for transports Germany – Switzerland

    Client
    DB Fernverkehr AG and SBB Passenger Traffic

    Processing period
    since January 2012